Cosa ho imparato in un anno di smart working

Dall’inizio di Marzo 2020 abbiamo assistito a una repentina variazione della configurazione della maggior parte degli uffici delle aziende di tutta Italia, data dall’emergenza COVID-19 e dalla necessità di adattarsi a lavorare in una situazione di pandemia.

Sul team di Bitbull, almeno in termini di quotidianità lavorativa, non ci sono state ripercussioni, in quanto siamo nati come un’azienda distribuita e lavoriamo in smart working dal 2014.

Personalmente, ho vissuto questo repentino cambiamento quando ho cominciato a lavorare in Bitbull nel giugno 2019, dopo più di 10 anni di routine d’ufficio.

Ritengo inutile dilungarsi su quanto sia bello non dover stare 40 minuti in macchina per fare 6 Km e raggiungere l’ufficio, poter gestire (entro i termini della collaboratività e reperibilità aziendale) il proprio tempo, riducendo la necessità di chiedere permessi per necessità personali e familiari, nonché innumerevoli altri benefici ormai risaputi.

Ad ogni modo, i lati positivi dello smart working non si accendono come un interruttore, dobbiamo lavorarci da entrambe le parti: quella del lavoratore e quella dell’azienda che mette a disposizione questo potente strumento di work life balance.

Quindi, per (provare a) farla breve, riporterò la mia esperienza, nella speranza che possa tornare utile a qualche lavoratore o coordinatore in fase di approccio allo smart working, o più semplicemente perché adesso, dopo quasi un anno, mi sento in grado di farlo.

Benefici professionali

Vorrei focalizzarmi sui benefici professionali, almeno quelli che ho percepito io.
E quando parlo di benefici professionali prendo in considerazione sia le cosiddette hard-skill che le soft-skill.

Ho imparato a lavorare in una configurazione ambientale di ufficio totalmente diverso da quello al quale siamo abituati sin dalla scolarizzazione, questo ha avuto impatto sul mio modo di pianificare la giornata, di assegnare e coordinare attività, di ricevere l’assegnazione di compiti e essere coordinata come parte del team, di documentare e adottare una comunicazione più mirata.

Il lavoro da remoto può essere dispersivo e tendente al caotico: ho aumentato la mia rigidità nel compilare todo list giornaliere e settimanali, ho potenziato la capacità di mettere in priorità le attività ed eventualmente rimandare a domani, sto imparando a gestire le emergenze senza un team da riunire in una war room fisica.

Ho imparato a svolgere molte attività utilizzando strumenti digitali, piuttosto che fisici (board, post it, …).

Più di qualsiasi altra cosa ho appreso che in un’azienda completamente distribuita niente è scontato e ho dunque imparato a chiedere non solo informazioni utili per il mio lavoro, ma anche supporto emotivo.

Per me, riuscire a non perdere empatia nel rapporto con i propri colleghi rimane la solida base per sostenere un ottimo rapporto lavorativo e metterci nelle condizioni di avere fiducia l’uno nell’altro.

Per chi avesse ancora voglia di leggere, riporto qualche momento di vita vissuta.

L’efficienza e l’uso della messaggistica istantanea

In Bitbull, così come in numerose altre azienda, utilizziamo Slack per comunicare in tempo reale: un po’ come chiedere al collega vicino un consiglio su un’email, a quello nella stanza accanto cosa pensa di una determinata situazione, a quello che sta passando accanto a noi se è riuscito a risolvere il problema di cui parlava stamani durante lo stand up.

Evidentemente, alzare la testa e chiedere è estremamente più istintivo e immediato che aprire una chat, scrivere una frase, attendere il prodotto di “Elliot Alderson sta digitando”, leggerlo ed eventualmente proseguire la conversazione. A volte le cose sono troppo complicate da spiegare per iscritto e chiediamo di fare una rapida call.

Cosa ho imparato? Ho imparato a non aver paura di rompere le scatole: la parte bella della messaggistica istantanea è che chi sta dall’altra parte non ha l’obbligo di rispondere al volo come in un ufficio fisico; in tal senso, al suo diritto di prendere tempo e maturare la risposta sensata equivale il mio diritto di chiedere senza paura. Ovviamente non dimentichiamo la buona creanza di produrre una lista delle domande da fare e farle tutte in una volta piuttosto che alla spicciolata, buona pratica da adottare in qualsiasi configurazione dell’ambiente lavorativo.

Ho inoltre imparato che domande che richiedono del tempo per essere formulate e per essere chiarite in una risposta, dovrebbero essere fatte in maniera asincrona, magari tramite email, in maniera tale da dare all’altro il tempo (e perché no la voglia), di rispondere.

Il tono della conversazione

Le modalità di scrittura delle persone sono tutte diverse, c’è chi finisce ogni frase con un punto, chi con dei puntini di sospensione, chi utilizza un sacco di emoticon, chi nessuna, e chi più ne ha più ne metta.

La stessa cosa vale per le comunicazioni faccia a faccia, ognuno di noi utilizza modi di dire, tonalità e espressioni facciali diverse, ma queste sono ovviamente più immediate ed istantaneamente elaborabili delle comunicazioni scritte.

Cosa ho imparato? Se non sono certa del tono o del senso di una conversazione, se ho difficoltà a capire, ma anche se ho difficoltà a farmi capire e sospetto che il mio tono possa essere mal interpretato, trasformo un il “si va a prendere un caffè e ne parliamo” in “aspetta ti chiamo”. E magari lo faccio con la webcam accesa. In questo modo ho imparato a conoscere i miei colleghi e a interpretare i loro messaggi scritti e loro, beh, hanno imparato a conoscermi come una rompiscatole!

La condivisione delle informazioni

A volte ci perdiamo informazioni in un ufficio fisico, figuriamoci in un ufficio distribuito. Ci si può ritrovare a non essere allineati sulle informazioni per vari motivi, nella mia esperienza i principali sono: perché non ci vengono esplicitamente condivise, perché se ci vengono esplicitamente condivise ce le perdiamo nel mare di informazioni che passano in una chat, perché non siamo stati bravi a farle passare o ad assicurarci che queste non siano passate in cavalleria.

Cosa ho imparato? A leggere bene ogni singola cosa che mi viene scritta direttamente, a cercare di leggere bene ogni singola cosa che viene scritta nella chat di gruppo (o magari chiedere un riassunto se sono taaaaanti messaggi), ad assicurarmi che un messaggio che ritengo importante sia arrivato e sia stato adeguatamente elaborato.

Ho potenziato la mia naturale propensione a produrre documentazione, perché la persistenza delle informazioni, anche quelle scambiate durante chat o call informali, in una situazione totalmente da remoto, diventa fondamentale.

Di nuovo, i miei colleghi hanno imparato che sono una grande rompi scatole!

Un riscontro sull’operato

Banale ma (quasi) sempre vero: il riscontro sul nostro operato in un ufficio fisico lo riceviamo quotidianamente tramite la comunicazione non verbale dei nostri colleghi e superiori; allo stesso modo lo forniamo ai nostri compagni di lavoro. Questo da remoto diventa estremamente difficile.

Cosa ho imparato? A chiedere periodicamente un riscontro, al team, alla board, alle singole persone e, allo stesso modo, a fornirlo.

A questo punto anche i miei capi hanno capito che sono una grandissima rompiscatole!

Iniziare e concludere la giornata

Voi lo dite buongiorno e ciao buona serata quando entrate ed uscite dall’ufficio? Diciamolo anche in chat!

… insomma, tutti quanti hanno tirato un sospiro di sollievo per avermi solo come collega remota e non fisicamente presente in ufficio!

Per concludere quindi…

… al di là del quotidiano lavoro sul rendere più efficiente le mie procedure, ecco come ho creato un mio proprio circolo virtuoso per appropriarmi dei benefici dello smart working:

1. non aver paura di mettersi in discussione ed esporsi, sia personalmente che professionalmente

2. non aver paura ad offrire il proprio tempo e la propria disponibilità agli altri, sia professionale che personale.

Foto di Emma Matthews da Unsplash