Playbook - Comunicazione
In queste sezioni troverai descritti gli strumenti che utilizziamo per comunicare e quale dovrebbe essere il loro scopo principale.
Ad ogni collaboratore è assegnato un account di Google Workspace tra le cui applicazioni c’è la posta elettronica.
In generale, lo scopo delle email è quello di comunicare in modalità asincrona.
Esistono strumenti di comunicazione molto più specifici trattati nelle pagine seguenti; per alcuni di questi l’email è un mezzo di notifica ma la comunicazione avviene solitamente sullo strumento specifico.
Ricorriamo alla email quando non abbiamo un canale più specifico o dobbiamo comunicare con qualcuno esterno all’organizzazione che non ha accesso agli strumenti specifici di comunicazione aziendale.
Slack
Slack è considerato il nostro ufficio virtuale, il posto dove le persone di Bitbull sanno di poter interagire in maniera sia sincrona sia asincrona.
L’interazione avviene generalmente in maniera asincrona: si scrive ad una persona e non ci si aspetta una risposta in tempo reale.
Nel momento in cui la persona chiamata in causa risponde, la comunicazione diventa sincrona e può anche spostarsi su altri canali, come ad esempio huddle, telefono o Google Meet.
Slack non garantisce che chi è online risponda immediatamente. Se si ha bisogno di una risposta in tempi rapidi è necessario ricorrere ad altri strumenti, come il telefono.
Slack è suddiviso in canali generici, dove è presente ogni persona di Bitbull, e canali tematici dove sono presenti solo le persone che hanno un interesse in quel tema specifico (ad esempio, canali di progetto).
Jira
Jira è lo strumento che utilizziamo per la gestione dei progetti.
Adottiamo una metodologia che si rifà a Scrum, e abbiamo personalizzato di conseguenza il workflow di Jira per adattarvisi.
Conoscere quanto tempo destiniamo alle diverse attività è importante per la gestione dell’azienda e fare retrospettiva per migliorare il nostro lavoro.
Per questo motivo inseriamo il tempo impiegato sulle attività utilizzando una estensione di Jira chiamata Tempo.
Basecamp
Basecamp è lo strumento attraverso il quale consolidiamo le conversazioni tra noi o con ogni cliente.
Ecco un elenco di casi d’uso tipici:
- analisi e discussione con il cliente riguardo la realizzazione di una determinata funzionalità prima ancora che diventi un issue su Jira
- pianificazione con il cliente dei contenuti di un rilascio
- discussione interna su argomenti vari, come il setup di lavoro o l’utilizzo di nuove metodologi e tecnologie
- pianificazione dei periodi di ferie
Il valore di uno strumento come Basecamp è la persistenza delle conversazioni.
Queste, ad esempio, possono essere accedute anche in un secondo momento da individui coinvolti successivamente.
Allo stesso tempo, le nuove persone assunte (da Bitbull ma anche dai clinti stessi) possono recuperare informazioni che, se fossero state gestite tramite e-mail, sarebbero difficilmente recuperabili.
Confluence
Confluence è il nostro strumento di knowledge management.
Generalmente ogni progetto ha uno spazio dedicato. Ci sono però anche altri spazi più generici, come quelli destinati a formazione o a conoscenze trasversali sui diversi progetti (troubleshooting, ambienti di sviluppo, linee guida ecc.)
Ci sono alcune informazioni che si prestano molto bene ad essere storicizzate su Confluence, perché anche se cambiano non devono essere aggiornate; il loro valore sta proprio nel conservarsi nel tempo.
Alcuni esempi:
- Meeting notes - appunti condivisi relativi ad una riunione interna o con clienti; il risultato il più delle volte è un insieme di decisioni e azioni da intraprendere.
- Runbook/Checklist - un elenco di passaggi da fare per completare una attività fissata ad un certa data, come ad esempio un rilascio in produzione o una procedura di disaster recovery.
- Troubleshooting - una raccolta di problemi e possibili soluzioni trovate.
Attualmente manteniamo su Confluence anche alcune informazioni essenziali per i progetti che però possono invecchiare velocemente e non rispecchiare più la realtà. Questo richiede l’impegno da parte di tutti nel mantenerle aggiornate.
Ecco alcuni esempi:
- Analisi tecniche di sistemi o funzionalità da implementare
- Workflow di sviluppo
- Linee guida
- Requisiti di sistema o di progetto
- Ambienti di sviluppo
Meet e Chat
Il Meetbull è una riunione virtuale che si svolge ogni ultimo lunedì del mese alle 17.00 CET a cui cerchiamo di partecipare tutti.
Si svolge sulla piattaforma Google Meet e gli argomenti di discussione ruotano prevalentemente attorno alla vita aziendale. A volte qualcuno prepara un argomento o qualche domanda di carattere generale ma non c’è un format prestabilito.
Lo scopo è quello di avere un momento di incontro e condivisione con tutte le persone dell’azienda.
Il Chatbull è un sistema automatico (sviluppato internamente) che settimanalmente e in maniera casuale mette in contatto, in gruppi di tre per volta, tutte le persone di Bitbull.
Lo scopo è quello di invitarle a farsi una pausa caffè insieme per conoscersi meglio e rompere eventuali barriere date dalla distanza e dal fatto di non lavorare sempre sugli stessi progetti.
Blog
Ci piace condividere quello che impariamo e che viviamo e lo facciamo attraverso il nostro blog.
Attraverso i suoi contenuti cerchiamo di far emergere principalmente:
- la cultura aziendale
- la nostra competenza, uno dei valori fondanti di Bitbull
Tante persone che poi sono entrate in azienda ci hanno rivelato di essere state attratte proprio dai contenuti del blog e questo ci motiva a continuare a tenerlo vivo.
La scrittura di articoli è organizzata attraverso un piano editoriale costruito insieme al team.